¿Cuál es la mejor opción para ti?

¿Te has preguntado cuánto tiempo se dedica a organizar y distribuir partituras, enviar correos o mensajes a listas o coordinando ensayos y conciertos? La respuesta probablemente te sorprenderá. La mayoría de los responsables de agrupaciones musicales dedican hasta 15 horas semanales a tareas administrativas que pueden automatizarse. Imagina qué se podría hacer con todo ese tiempo extra dedicado a otras tareas mas productivas.

Con la falta de personal, presupuestos ajustados y el volumen de trabajo del archivo y los gestores (muchas veces con cambios de última hora) la digitalización nos ayuda a optimizar y centraliza las tareas de gestión que consumen más recursos.

Si alguna vez has pensado que deberías dedicar perder menos tiempo lidiando con vuestro desorden “ordenado” y la gestión de la información dispersa en tablones de anuncios, whatsapps, archivos de texto y excels, estás en el lugar correcto.

Habiendo distintas opciones disponibles ¿cómo saber cuál es la que mejor se ajusta a tu orquesta, banda o coro? 

Analizamos las soluciones más habituales del mercado para ayudarte a tomar la mejor decisión en tu caso.

¿Por qué digitalizar una agrupación musical?

Antes de entrar en la comparativa, conviene entender por qué la digitalización es tan importante. No se trata solo de «estar a la moda» o de tener una aplicación más en los teléfonos (y en las tablets, si también las tenéis).

Los problemas de la gestión tradicional

La gestión tradicional de agrupaciones musicales suele incluir montañas de papel, calendarios físicos que nadie consulta, correos electrónicos que se pierden y mensajes de WhatsApp que se olvidan o se quedan enterrados en conversaciones. ¿Te suena? Estos métodos provocan:

• Fallos de comunicación entre los miembros
• Dificultad para organizar ensayos y actuaciones
• Ausencias inesperadas por mala coordinación
• Duplicación de esfuerzos administrativos
• Si usáis partituras digitales para el estudio y/o el directo, errores al no tener las partituras correctas o no tener las últimas versiones
• Frustración generalizada.

Beneficios clave de la digitalización

Al digitalizar tu agrupación musical, consigues ventajas inmediatas que transforman la forma de trabajar:

• Ahorro de tiempo: Automatizas tareas repetitivas como envío de recordatorios o distribución de partituras.
• Mejor comunicación: Todos los miembros reciben la misma información en tiempo real, cuando se produce.
• Organización centralizada: Todo el material, desde partituras hasta calendarios, en un solo lugar.
• Seguimiento de asistencia: Control de quién asiste a ensayos y actuaciones sin esfuerzo.
• Reducción de errores: Se minimizan los fallos humanos en la gestión diaria.
• Mayor compromiso: Los músicos se sienten más conectados e involucrados con la agrupación.

Las Orquestas, Coros y Bandas manejan una gran cantidad de información: partituras, grabaciones, calendarios de ensayos, conciertos, asistencias, notificaciones, músicos externos, etc. Gestionar todo esto de manera manual, usando distintas aplicaciones que no están conectadas entre sí, puede llegar a ser un caos.

La digitalización no solo ahorra tiempo, sino que también mejora la eficiencia y la comunicación dentro del grupo.

¿Qué opciones existen? Vamos a verlas una por una.

1. Almacenar el material en la nube

Ventajas del almacenamiento en la nube (Google Drive, Dropbox, OneDrive)

Guardar vuestras partituras y archivos en la nube es una de las opciones más habituales. Servicios como Google Drive o Dropbox permiten acceder a los archivos desde cualquier dispositivo y compartirlos con los miembros de tu agrupación. Además, la nube ofrece una copia de seguridad automática.

• Coste reducido: ofrecen planes gratuitos con espacio suficiente para comenzar.
• Familiaridad: La mayoría de usuarios ya conocen estas plataformas.
• Accesibilidad: Disponibles desde cualquier dispositivo con conexión a internet.
• Sincronización automática: Al estar centralizados, los archivos se actualizan en todos los dispositivos.

Inconvenientes del almacenamiento en la nube

Sin embargo, esta solución tiene sus limitaciones. No está diseñada específicamente para agrupaciones musicales, por lo que carece de funciones especializadas como la organización automática de partituras, la integración con lectores de partituras digitales o el trabajo colaborativo con las partituras. Además, si tienes una gran cantidad de archivos, el espacio en la nube puede volverse costoso.

• Falta de organización específica: no están diseñados para gestionar partituras, planificar ensayos y conciertos, controlar asistencia y músicos disponibles o confeccionar orgánicos, entre otras tareas.
• Dificultad de búsqueda: Encontrar una partitura concreta puede ser complicado sin una estructura adecuada. Además dependen de que el músico la escriba en el buscador de la misma forma en que la guardó el archivo. Y ya sabemos que en muchos casos escribimos de forma diferente los nombres y apellidos de autores en otros idiomas y lo mismo con los nombres de sus obras.
• Limitaciones de visualización: No permiten realizar anotaciones directamente sobre las partituras, teniendo que recurrir a lectores especializados.
• Necesidad de complementar: Requieren usar otras herramientas para comunicación, calendario, lectores, etc.
• Seguridad variable: Dependiendo del servicio, la protección de datos puede no ser la mejor.

2. Microsoft SharePoint como solución corporativa

¿Qué es SharePoint y cómo puede ayudar?

SharePoint es una herramienta de Microsoft que permite crear intranets y gestionar documentos de manera colaborativa. Es una opción más avanzada que el simple almacenamiento en la nube, ya que permite crear flujos de trabajo y compartir información de manera estructurada.

• Integración con Office 365:
  • funciona perfectamente con otras herramientas de Microsoft como Word y Excel.
• Personalización avanzada:
  • Permite crear sitios específicos para cada sección de la agrupación.
• Control de permisos:
  • Gestión detallada de quién puede acceder a cada recurso.
• Herramientas de colaboración:
  • Edición simultánea de documentos, listas de tareas, etc.
• Búsqueda potente:
  • Localización rápida de cualquier documento o partitura.

Inconvenientes de SharePoint

Aunque es una herramienta potente, SharePoint puede resultar complicada de configurar y usar, especialmente si no se tienen conocimientos de arquitectura de sitios, gestión de permisos, creación de interfaces y gestión de proyectos y procesos.

Además, no está diseñada específicamente para agrupaciones musicales, por lo que faltan funcionalidades clave como la gestión de partituras o la integración con herramientas musicales.

• Coste elevado: 
  • Requiere suscripciones corporativas que pueden llegar a ser prohibitivas.
• Complejidad técnica: 
  • Necesita conocimientos técnicos avanzados para su configuración, gestión y mantenimiento.
• Curva de aprendizaje pronunciada: 
  • Muchos músicos, no acostumbrados al uso de la digitalización, pueden encontrar la interfaz poco intuitiva.
• Exceso de funcionalidades: 
  • Incluye muchas herramientas que una agrupación musical no necesita.
• No especializado: 
  • Carece de funciones específicas para agrupaciones musicales.
• No centralizado: aunque todas las herramientas se encuentran bajo un mismo entorno, muchas veces hay que utilizar distintas aplicaciones que deberán estar bien conectadas y configuradas.

3. OPAS (Orchestra Planning & Administration System) para orquestas

¿Qué es OPAS?

OPAS es una aplicación de origen alemán diseñada específicamente para orquestas. Esta herramienta está centrada en la catalogación del archivo y la parte mas administrativa y financiera de una orquesta. 

Ventajas de OPAS

• Diseño específico:
  • creada pensando en las necesidades de orquestas sinfónicas.
• Gestión de temporadas completas:
  • planificación de conciertos, ensayos y giras a largo plazo.
• Integración con RRHH: 
  • Control de contratos, nóminas y cumplimiento legal.
• Funciones avanzadas: 
  • Gestión de derechos de autor, programación artística detallada, reportings financieros, etc.
• Escalabilidad: 
  • Capacidad para gestionar grandes orquestas con estructuras complejas.

Limitaciones de OPAS

Aunque es más especializada que las opciones anteriores, OPAS está dirigida a grandes orquestas. Además, tiene un coste muy alto, basado en licencias, y requiere una curva de aprendizaje muy pronunciada. Acabas pagando por funcionalidades que probablemente nunca uses. Además, al ser una empresa alemana, el servicio de soporte en español no es tan ágil.

• Precio prohibitivo: 
  • suelen tener costes muy elevados solo asumibles por instituciones con gran presupuesto.
• Implementación compleja: 
  • requieren meses de configuración y formación del personal.
• Excesivamente robustas: 
  • demasiado complejas para agrupaciones pequeñas o medianas.
• Rigidez: 
  • difíciles de adaptar a necesidades específicas o cambios en la estructura.
• Soporte limitado: 
  • Servicio de soporte de una empresa alemana.

4. Lectores de partituras digitales como Forscore, PiaScore o MobileSheets

Ventajas de los lectores de partituras digitales

Forscore, PiaScore y MobileSheets son aplicaciones populares entre músicos para leer y organizar partituras en dispositivos como tablets. Son fáciles de usar y permiten anotar las partituras, organizarlas en bibliotecas y sincronizarlas con la nube.

• Experiencia de usuario optimizada: 
  • interfaz diseñada específicamente para leer partituras.
• Anotaciones avanzadas: 
  • Permiten realizar marcas, hacer saltos, destacar pasajes, hacer anotaciones, etc.
• Organización por repertorios: 
  • Facilitan agrupar las partituras por conciertos o programas. 
• Paso de página con pedales: 
  • Compatibles con dispositivos Bluetooth para pasar página sin usar las manos.
• Bibliotecas personales: 
  • Cada músico puede organizar sus propias partituras.

Inconvenientes de los lectores de partituras

Sin embargo, estas aplicaciones están diseñadas para uso individual. No ofrecen funciones de gestión colaborativa de partituras, ni herramientas como la planificación de ensayos, control de asistencias, comunicación interna o un archivo centralizado, por lo que deberéis usarlas junto a otras herramientas, complicando la gestión y aumentando el coste. Además, si cada miembro de la agrupación usa una aplicación diferente, puede resultar complicado mantener la coherencia.

• Enfoque individual: 
  • no están pensadas para la gestión colectiva de una agrupación. Dependen de cada músico, lo que aumenta las posibilidades de errores.
• Carencia de herramientas de comunicación: 
  • no integran notificaciones grupales.
• Sin gestión administrativa: 
  • no incluyen funciones para controlar asistencia, información de ensayos y eventos, compartir cualquier tipo de documento, etc.
• Sincronización limitada: 
  • dificultad para mantener actualizadas las partituras de todos los miembros.
• Centradas en un único aspecto: 
  • Solo resuelven la parte de visualización y trabajo con partituras.

5. Rolling Scores: La plataforma diseñada exclusivamente para orquestas, bandas y coros

Ventajas de Rolling Scores

Rolling Scores viene a ocupar un espacio en el mercado que trata de dar respuesta al punto medio entre el resto de soluciones.

Es una plataforma desarrollada específicamente para orquestas, bandas y coros. A diferencia de las opciones anteriores, combina todas las funciones que necesitas en un solo lugar: gestión de partituras, planificación de ensayos, comunicación interna y mucho más.

Si buscas una solución sencilla y robusta, tan fácil de usar que en cinco minutos ya la habréis entendido y estaréis sacándole partido, entonces Rolling Scores es para vosotros.

Además, con Rolling Scores no pagáis licencias. Es freeware, lo que significa que solo pagáis si queréis soporte y atención personalizada, y a un precio que encaja en cualquier presupuesto.

Ventajas de Rolling Scores

1. Desarrollo especializado: 
   • Una aplicación en exclusiva para cada tipo de agrupación: orquestas, bandas y coros, teniendo en cuenta las principales necesidades de cada una.
2. Interfaz intuitiva: 
   • Interfaz intuitiva y fácil de usar, pensando en aquellos que no son expertos en tecnología. Fácil de usar para músicos de todas las edades y niveles tecnológicos.
3. Solución integral: 
   • Combina gestión y distribución de partituras, comunicación, calendario, gestión de recursos humanos y más en una única plataforma.
4. Económicamente accesible: 
   • Freeware. No hay pago por licencias.
   • Si se quiere servicio de soporte, ofrece una muy buena relación calidad-precio.
5. Servicio de atención al cliente TOP: 
   • Soporte técnico personalizado en español desde España.
6. Implantación rápida: 
   • Sistema listo para usar en 5 minutos, sin complicaciones técnicas.
7. Actualizada constantemente: 
   • Mejoras y nuevas funcionalidades basadas en las necesidades y experiencias reales de sus usuarios.
8. Adaptada a la realidad: 
   • Diseñada teniendo en cuenta las particularidades de las distintas realidades de las agrupaciones musicales.

Funcionalidades destacadas:

• Gestión de proyectos
  • Organización detallada de ensayos, conciertos, grabaciones, viajes…
  • Calendario integrado con confirmación de asistencia. Sincronizado con calendarios personales en cualquier plataforma.
• Comunicación interna:
  • Mensajes por secciones, grupos o a toda la agrupación.
• Personas:
  • Módulo de gestión de recursos humanos.
  • Gestión de plantilla, externos y aumentos
  • Firmas de contratos
  • Control de asistencia, bajas, vacaciones, permisos, servicios…
• Archivo digital de partituras:
  • Organización por obras, compositores o conciertos.
  • Importación automática y distribución inteligente
• Sistema de anotaciones compartidas:
  • Anotaciones por capas y por roles
  • Archivo de anotaciones
• Aplicación móvil nativa:
  • Acceso desde cualquier dispositivo (teléfono, tablet) con experiencia optimizada.
• Modo sin conexión:
  • Una vez que la información está en cada dispositivo, no es necesario contar con conexión a internet.

¿Para qué agrupaciones Rolling Scores es la mejor opción?

Rolling Scores no solo resuelve los problemas principales que tienen las otras opciones, sino que va un paso más allá. Además, su enfoque en el mercado español la convierte en una opción especialmente interesante para agrupaciones en España y LATAM.

Digitalizar tu agrupación musical no tiene por qué ser complicado. Dependiendo de tus necesidades, puedes optar por soluciones genéricas como el almacenamiento en la nube o herramientas más especializadas como OPAS. Sin embargo, si buscas una opción que combine facilidad de uso, funcionalidades específicas y un soporte de primer nivel, Rolling Scores es una opción que deberías tener en cuenta.

¿Qué opción es mejor para tu agrupación musical?

La elección de la herramienta ideal dependerá del tamaño, tipo y necesidades específicas de tu agrupación. Sin embargo, podemos establecer algunas recomendaciones generales:

Para pequeñas agrupaciones con presupuesto limitado:

Si estás comenzando o tienes un grupo pequeño con recursos limitados, podrías empezar con almacenamiento en la nube (Google Drive o similar) combinado con aplicaciones gratuitas de mensajería y calendario. Sin embargo, ten en cuenta que esta solución requerirá más trabajo manual y coordinación.

Para agrupaciones medianas que buscan equilibrio:

Si diriges una banda, orquesta o coro de tamaño medio, Rolling Scores ofrece la mejor relación calidad-precio, con todas las funcionalidades necesarias sin la complejidad ni el coste de las soluciones corporativas. Su facilidad de uso y soporte en español son ventajas importantes.

Para bandas y orquestas profesionales:

Las orquestas de gran tamaño con necesidades complejas y personal administrativo propio podrían pensar en OPAS, aunque Rolling Scores también es perfecto para Orquestas y Bandas con un coste significativamente menor y mayor facilidad de implementación.

El presente ya es digital, elige la mejor opción

La digitalización de las agrupaciones musicales ya no es una opción de futuro, sino una necesidad presente. Las ventajas en términos de ahorro de tiempo, mejora de la comunicación y organización son indiscutibles.

Entre todas las opciones analizadas, Rolling Scores destaca como la solución más equilibrada para agrupaciones musicales españolas y latinoamericanas, combinando funcionalidad específica, facilidad de uso y precio accesible, además de un servicio de atención al cliente excepcional en nuestro idioma.

El tiempo que ahorres en gestión administrativa se traducirá directamente en más tiempo para lo que realmente importa: vuestra música. 

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Preguntas frecuentes

¿Es difícil migrar todas nuestras partituras físicas a formato digital?

No, por ejemplo Rolling Scores, tiene herramientas de importación automática y distribución inteligente a atriles. Puedes escanear las partituras gradualmente, comenzando por el repertorio actual y ampliando poco a poco el archivo digital.

¿Qué ocurre si algunos miembros de mi agrupación son reacios a la tecnología?

Este es un caso más común de lo que pueda parecer. La solución que necesite de distintas aplicaciones, como las de la nube + calendarios + lectores + mensajería por whatsapp, por ejemplo, no será la mejor de vuestra opciones. Requiere aprender y familiarizarse con distintos entornos y aplicaciones.

Rolling Scores es una plataforma diseñada pensando en la facilidad de uso para todos los niveles tecnológicos. Intuitiva, sencilla y robusta. Nuestra experiencia nos demuestra que incluso los músicos más tradicionales acaban adaptándose cuando ven los beneficios prácticos.

¿Necesitamos que todos los músicos tengan tabletas para leer las partituras digitales?

No es imprescindible. Muchos músicos pueden seguir utilizando partituras impresas mientras la gestión se realiza digitalmente. 

¿Podemos personalizar la plataforma según las necesidades específicas de nuestra agrupación?

Sí, las mejores soluciones permiten cierto grado de personalización. Rolling Scores, por ejemplo, ofrece adaptaciones para diferentes tipos de agrupaciones (bandas, orquestas, coros) y permite configurar secciones, roles y permisos según la estructura específica de cada grupo.

¿Por qué no OPAS, Glissandoo, Weikos o ForScore?

OPAS: Potente, pero complicado y caro

OPAS tiene herramientas muy completas, pero está pensado para orquestas de gran tamaño y con potentes presupuestos. Además, es tan complicado que necesitas un manual de 200 páginas y una paciencia infinita para entenderlo. Y no hablemos del precio: es tan alto que parece diseñado solo para grandes instituciones.

Glissandoo: insuficiente para agrupaciones más profesionales

Glissandoo está bien si eres amateur y buscas algo básico, pero cuando gestionas una banda con más necesidades de gestión y control, sus herramientas se quedan cortas.

Weikos: Prometedor, pero inmaduro

Weikos es una plataforma nueva. Está todavía en proceso de desarrollo. Puede ser una herramienta a considerar dentro de uno o dos años, cuando ya adquieran experiencia real.

ForScore, Piascore o MobileSheets: útiles, pero para trabajo individual

Si eres un músico solista, estos lectores son estupendos. Pero carecen de herramientas de gestión para una agrupación: gestión colaborativa, distribución centralizada de partituras ni herramientas de planificación grupal.

Office 365 y SharePoint: Herramientas genéricas, no musicales

Claro, podrías intentar gestionar tu banda con Office 365, pero terminarás gastando horas configurándolo para algo que no está diseñado para bandas.

¿Es Rolling Scores adecuada para agrupaciones pequeñas?

Sí, Rolling Scores está diseñada para adaptarse a agrupaciones de todos los tamaños, desde pequeñas bandas hasta grandes orquestas.

¿Puedo usar Rolling Scores antes de decidirme?

Por supuesto. Puedes explorar todas sus funcionalidades antes de tomar una decisión. Recuerda además que su uso es gratuito, solo pagas si necesitas servicio de soporte.

¿Qué tipo de soporte ofrece Rolling Scores?

Rolling Scores cuenta con un servicio de soporte técnico en España, disponible para resolver cualquier duda o problema que puedas tener.

¿Es compatible Rolling Scores con lectores de partituras digitales?

No, pero no te hará falta, ya que cuenta con un lector de partituras especializado en el trabajo colaborativo con el que podrás realizar anotaciones, compartirlas y almacenarlas para siempre.

¿Qué ventajas tiene Rolling Scores sobre el almacenamiento en la nube?

A diferencia del almacenamiento en la nube, Rolling Scores ofrece funcionalidades específicas para agrupaciones musicales, como la gestión de partituras, la planificación de ensayos y la comunicación interna.

Esperamos que esta comparativa te haya ayudado a clarificar tus opciones. Si tienes más preguntas, no dudes en contactarnos. ¡Estamos aquí para ayudarte a optimizar la gestión de tu agrupación! 🎶